房间预订

政策声明

辅助和活动服务管理的大学中心，坎贝尔休息室，校友之家，和选择Nexus大楼房间的房间预订。

政策的原因

该政策的目标是概述学生、教师和工作人员预订房间过程的要求和限制。

谁受此政策支配

教职员工和学生

政策

一般设备使用

预计将妥善处理大学中心、坎贝尔休息室、Nexus和校友之家的设施。所有使用设施的个人都应采取合理的步骤，以确保妥善保管建筑物和设备。任何对设施造成损害的个人应对损害的程度承担经济责任。如果是集体赞助的活动，将追究赞助机构的损害赔偿责任。严禁以任何方式故意误用、破坏、污损和/或破坏，并将导致纪律处分。以下政策和程序适用于在设施内举办的所有个人和团体赞助的活动:

• 任何时候都不允许非法使用酒精、毒品、火器和赌博器具。
• 所有空间都禁止使用所有烟草制品。这包括办公室、门口、会议室、卫生间、用餐区和露台。
• 蜡烛(宴会和/或招待会用的蜡烛除外)不得带入本设施。用于仪式的蜡烛必须得到辅助服务部门的批准，员工必须能够进入房间。活动结束后，将对房间的损失进行评估。
• 葡萄酒和啤酒是校园活动中唯一被允许和供应的酒类。葡萄酒和啤酒服务必须通过餐饮部经理提出。酒吧服务需要提前两周通知。校外禁止携带含酒精饮料进入校园。
• 会议室门上的窗户在任何时候都不能被盖上。如因仪式需要保障私隐，辅助服务部会按个别情况覆核每项要求。如果允许覆盖窗口的请求，则在事件期间必须有一个顾问在场。
• 禁止使用溜冰鞋、滑板、踏板车和自行车。
• 自行车必须存放在大楼外的架子上，不能堵塞走道或入口。
• 不允许把东西钉在墙上。如果需要在墙上悬挂或展示物品，可以提供漆器胶带。
• 募捐、商业活动和/或募捐请求只允许在设施的指定区域内进行。
• 团队有责任利用设施内的空间，将所有垃圾放入方便放置的容器中，并保持房间的良好状态。
• 除服务性动物、执法动物及/或经辅助服务处批准的特殊场合外，动物不得进入大学中心或其他地方。
• 对于遗失、被盗或损坏的物品，中心概不负责。如发现物品，请到辅助服务办公室办理失物招领。

制裁

如果为了使设备恢复到可以继续使用的状态，需要进行过多的清洁工作，则需要评估劳动费用。对设施及其设备造成的损坏将导致费用必须在客户下次活动之前支付。费用将以书面形式提交给违规客户。未支付费用或继续滥用设施及其设备将导致该客户/机构暂停使用。

除外责任

N/A

活动预订

为了确保在辅助服务管理的设施中获得预订，学生提出的所有要求必须通过电子邮件、电话或书面请求通过预订协调员。所有教职员工可以直接联系预订协调员，或通过在线预订系统提交预订请求。可以找到房间要求表在这里．

制裁

在辅助服务设施内举行的任何活动均不得违反预定程序。

除外责任

N/A

房间设置请求

在辅助和活动服务设施举办活动的客户必须在活动前2周响应指定的活动经理的房间设置请求。这些要求必须包括所预订房间桌椅和其他家具摆放的具体细节。

制裁

在设定的截止日期之后提交的设置请求可能不会被接受。辅助和活动服务人员将尽一切努力满足要求，但不能保证要求的设置。

除外责任

辅助和活动服务将尽一切努力批准所请求的设置，即使它们在截止日期之后提交。

音频/视频设备请求

在辅助和活动服务设施举办活动的客户必须在活动前2周提交视听设备申请。这些要求必须包括所需技术的具体细节，包括笔记本电脑、投影仪、扬声器、点击器等。详细要求(包括录像和/或录音、租用设备等)需提前4周通知活动经理。根据不同的要求，可能会有额外的费用来满足任何音频/视频的要求。

制裁

在规定截止日期之后提交的音频/视频请求可能不会被受理。辅助服务人员将尽一切努力满足要求，但不能保证所要求的设备。

除外责任

辅助和活动服务部门将尽一切努力批准音频/视频请求，即使这些请求在截止日期之后提交。

活动成本

客户应负责与活动有关的任何和所有直接费用，包括但不限于餐饮、设备租赁、视听和额外劳动力。

制裁

如不及时支付，将直接联系预算办公室支付费用。

除外责任

N/A

位置的变化

辅助活动服务办公室保留更改任何要求或确认的活动场地到其他地点的权利。如果需要更改事件位置，将通过电子邮件通知该事件的主要联系人。

制裁

N/A

除外责任

N/A

取消

取消申请必须在活动48小时前向辅助服务部门提出。

制裁

未能在截止日期前取消将导致费用。如再次未能取消，客户将暂停使用其设施。
初犯:书面警告
第二次违规:$50.00费用
第三项违例:75美元的订房费，30天内取消预约特权

除外责任

因天气或其他情有可原的情况而取消的活动将不列入制裁名单。

延长时间

辅助事务厅经批准在正常办公时间以外举办的活动可能会收取费用。只要支付100美元的费用，大学中心最多可以提前一小时开放。学生团体可以免费使用UC舞厅至周五晚凌晨2点。

制裁

N/A

除外责任

N/A

餐饮服务

所有活动的食品和饮料必须由阿德尔菲餐饮服务提供。如欲订购，请浏览以下餐饮网站:https://adelphi.catertrax.com/．请于活动前10天订购食物。啤酒和葡萄酒服务可通过辅助和活动服务部餐饮部经理提供。必须在活动前两周通过电子邮件订购。如果需要酒吧服务的活动在大学中心、坎贝尔酒廊或校友之家以外的地方举行，必须提前四周通知酒吧经理，以获得临时的酒精许可证。任何有酒吧服务的活动都需要点餐。

制裁

未能在截止日期前下订单可能导致订单无法完成。如果提供未经许可的食物，活动将会停止，直到食物被移走，客户可能会面临取消预订能力的情况。

除外责任

如果餐饮服务处不能提供所要求的物品，辅助服务处可以作出例外处理。客户可提交一份外置食物批核表，并与署长沟通，以获得外置食物批核。请求将根据具体情况进行管理。食物的定价并不是申请餐饮豁免的有效理由。

定义

此时，该策略没有与之关联的定义。在定期政策审查时，将对这一领域进行评估，以确定是否需要额外的信息来补充政策。

程序

可以找到其他程序在这里．

形式

其他表格可以在预订程序页面。

相关信息

此策略目前没有相关信息。在定期政策审查时，将对这一领域进行评估，以确定是否需要额外的信息来补充政策。

文档历史

• 最后审核日期:2017年9月29日
• 最后修订日期:2017年9月29日
• 政策发起日期:2017年9月29日

谁批准了这项政策

辅助及活动事务办公室