授权签名策略

政策声明

阿德尔菲大学的政策是在批准所有财务交易时卡塔尔世界杯时间表采用适当的内部控制和公认的最佳做法。

政策原因

本政策的目的，是透过规定获授权代表学系审批交易的人士、批准权的下放准则及批准权的限制，促进大学的内部控制环境。

谁受此政策的约束

此政策适用于大学社区的所有成员，谁寻求批准交易代表他们的部门。此政策仅适用于支票请购单(供应商付款)、采购订单请购单和差旅费用报销的批准。

以下交易需要特定的批准，并被认为在本政策的范围之外。用户应酌情谘询下列资料来源:

• 雇佣事宜(包括薪俸交易表格):与人力资源厅的代表协商，以获得有关雇用事项的批准权
• 融资/债务协议:财务和行政执行副总裁
• 合同和协议:所有合同和协议必须经合同办公室核准，并由财务主任和副主任和/或财务和行政执行副主任签署
• 资本项目:核准的基本项目的所有支出只能由设施管理厅或项目管理厅处理和核准，视项目的性质而定
• 礼物的协议:根据礼物的性质，所有的礼物协议必须得到推进办公室和其他部门的批准。

政策

授权人员和批准级别

所有交易必须经授权人根据本政策批准。每个获授权人士被指定为第1级、第2级、第3级或第4级，具体如下:

• 1级:
  • 行政领导
• 2级:
  • 第1级不包括首席官员
  • 副教务长
  • 助理副总裁
  • 院长
• 3级:
  • 部门主管及总监
  • 由第一级或第二级人员授予审批权的其他人员
• 4级:
  • 由1级、2级或3级人员授予批准权限的人员

批准授权级别

根据每笔交易的最高金额门槛为每一级设立的审批权限如下:

• 1级:不超过$250,000 (*)
• 2级:最高不超过100,000美元
• 3级:最高25,000元(**)
• 4级:最高及包括$5,000

(*)超过25万美元的金额限制在合同或协议的价值，经适当的受托人董事会批准。详见《合同批准矩阵》。

(* *)临时职位(院长、副校长)的授权限额不得超过25,000美元。对于临时行政领导职位，超过这一限额的申请必须得到总统的批准，对于所有其他临时职位，必须得到适用的行政领导成员的批准。

定义

此策略目前没有与之关联的定义。在定期政策审查时，将对这一领域进行评估，以确定是否需要其他信息来补充政策。

程序

审批流程

每个被授权的人都有责任确保他或她拥有批准交易的适当批准权限，并且该批准和交易本身符合大学的其他政策。如果个人不确定自己是否拥有核准权，或其核准限额是多少，在核准任何交易前，应先与财务总监办公室联络。

所有采购订单申请、供应商付款和差旅费用报销必须遵守采购和财务部门的政策和程序财务与行政参考指南．此外，获授权人士须确保部门核准的营运预算中有足够的预算资金。

每个批准交易的被授权人必须在任何需要签署的文件上签名。严禁使用印章、签名、署名、使用他人登录名进行电子签名、电子审批。

授权批准

在主要审批人(休假、病假或事假)缺席的情况下批准交易的个人必须具有被批准交易的适当级别的签字权限。如果被授权的人没有适当的权力级别，员工不能下放批准。此外，任何在缺席期间(即使是临时)批准的人，都必须有一份经批准的授权签字表存档于主计长办公室。

保存授权签署表格

大学的每个学院、学院或部门都有责任通过填写授权签字表格，向财务总监办公室提供批准权。

财务主任办公室将为每个学校、部门或业务单位保存一份总名单。至少每年，财务主任都要求证明其核准权力的总清单是完整和准确的

形式

授权签署表格(支出)

相关信息

合约检讨政策

文档历史

• 最近审核日期:无
• 最后修改日期:无
• 保单生效日期:2020年2月28日

谁批准了这项政策

该政策于2020年由行政领导层成员批准。